Skip to content
Blog
Hệ thống vận hành tự động – Nền móng để CEO thoát khỏi vòng quay bận rộn mỗi ngày
Khi lãnh đạo phải có mặt ở mọi ngóc ngách để công việc không trục trặc, có lẽ vấn đề không nằm ở con người – mà là ở cách doanh nghiệp đang vận hành
Dũng Nguyễn Anh
Trong quá trình làm việc với các chủ doanh nghiệp và lãnh đạo cấp cao, một điều tôi thường nghe thấy là:
"Tôi muốn rút ra khỏi sự vụ để lo việc lớn hơn, nhưng nếu tôi không trực tiếp theo sát thì mọi thứ bắt đầu rối."
Đây không phải là câu chuyện riêng lẻ, mà là hiện thực phổ biến ở rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi quy trình vận hành vẫn phụ thuộc nhiều vào con người và cảm tính.
Vậy, làm sao để xây dựng một doanh nghiệp có thể "tự chạy", không cần CEO phải nhúng tay vào mọi khâu?
1. “Tự chạy” không có nghĩa là “tự động hoàn toàn”
Khi nói đến hệ thống vận hành tự động, nhiều người hình dung ra một viễn cảnh lý tưởng nơi mọi thứ được giao – kiểm – báo cáo hoàn toàn không cần can thiệp. Nhưng trong thực tế, không có hệ thống nào tự vận hành mà thiếu sự dẫn dắt, giám sát và cam kết từ con người.
Tự động hóa ở đây nên được hiểu là:
2. Khi nào doanh nghiệp nên bắt đầu xây dựng hệ thống?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần số hóa toàn diện ngay từ đầu. Nhưng nếu bạn gặp phải các tình trạng sau, có thể đã đến lúc:
Đây đều là những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang thiếu một hệ thống vận hành minh bạch, có thể theo dõi và kiểm soát từ trung tâm.
3. Hệ thống vận hành tự động – bắt đầu từ đâu?
a. Chuẩn hóa quy trình trước, công cụ sau.
Rất nhiều doanh nghiệp đầu tư phần mềm mà không rõ mình cần gì. Điều quan trọng là phải vẽ lại luồng công việc rõ ràng, xác định ai làm gì, khi nào, ai duyệt, ai chịu trách nhiệm.
b. Bắt đầu từ những quy trình dễ lặp lại, dễ đo lường.
Ví dụ: Đề xuất chi phí, giao việc – theo dõi tiến độ, báo cáo tuần, phê duyệt nghỉ phép,... Những việc này nếu số hóa sẽ giảm được khối lượng lớn thao tác thủ công.
c. Thiết lập dashboard theo dõi tình trạng vận hành.
Không cần chờ họp để biết tình hình – chỉ cần nhìn bảng điều khiển, CEO có thể nắm được công việc nào đang tắc ở đâu, nhân sự nào quá tải, bộ phận nào làm chưa đúng tiến độ.
4. "Công ty tự chạy" cần 3 yếu tố
5. Kết luận
Tự động hóa không thay thế con người – nó giải phóng con người khỏi sự vụ để tập trung vào giá trị.
Một doanh nghiệp “tự chạy” là doanh nghiệp mà CEO có thể không hiện diện mọi lúc, nhưng vẫn nắm được toàn cảnh. Và điều này không phải là viễn tưởng, nếu bạn bắt đầu từ việc chuẩn hóa quy trình, triển khai từng phần hợp lý và kiên nhẫn với thay đổi.
“Lãnh đạo không phải là người kiểm soát mọi thứ, mà là người xây được hệ thống để mọi thứ vận hành tốt khi mình không có mặt.”
Want to print your doc?
This is not the way.
This is not the way.
Try clicking the ⋯ next to your doc name or using a keyboard shortcut (
CtrlP
) instead.